家族登録
このガイドでは、管理者が社員の家族情報を登録・編集・削除する手順をご説明します。
必要な権限
家族情報の登録・編集には「社員閲覧」権限が必要です。家族情報の削除には「削除」権限が必要です。
家族登録の流れ
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1 | 社員家族サマリ画面を開く |
| 2 | 「家族の追加」ボタンをクリック |
| 3 | 家族関係情報を入力 |
| 4 | 基本情報を入力 |
| 5 | 連絡先情報を入力 |
| 6 | 保存 |
ステップ1: 社員家族サマリ画面を開く
社員一覧画面から、家族を追加したい社員の行をクリックして、社員家族サマリ画面を開きます。
サマリ画面の詳しい説明は 社員家族サマリ をご覧ください。
ステップ2: 「家族の追加」ボタンをクリック
サマリ画面の下部にある 「家族の追加」 ボタンをクリックします。
ステップ3: 家族関係情報を入力
家族情報登録画面が表示されます。
入力項目（家族関係情報）
| 項目 | 入力内容 | 入力例 | 必須 |
|---|---|---|---|
| 続柄 | 夫/妻/子/父/母/同居人/縁故者/上記以外 から選択 | 子 | ○ |
| 続柄の補足 | 「上記以外」選択時のみ入力 | 甥 | △ |
| 世帯主ですか？ | チェックボックス | - | - |
| 扶養家族ですか？ | 世帯主でない場合に表示 | - | - |
続柄について
「続柄」は、社員本人から見た家族の関係を選択します。例えば、社員のお子様を登録する場合は「子」を選択してください。
世帯主と扶養家族の関係
「世帯主ですか？」にチェックを入れると、「扶養家族ですか？」の項目は非表示になります。世帯主は扶養家族として登録できないためです。
「上記以外」を選択した場合
「続柄の補足」欄が表示されます。具体的な関係（例：甥、姪、祖父、祖母など）を入力してください。必須ではありませんが、管理上入力することをおすすめします。
ステップ4: 基本情報を入力
入力項目（基本情報）
| 項目 | 入力内容 | 入力例 | 必須 |
|---|---|---|---|
| 姓 | 漢字・ひらがな・カタカナで入力 | 山田 | ○ |
| ミドルネーム | 漢字・ひらがな・カタカナで入力 | - | - |
| 名 | 漢字・ひらがな・カタカナで入力 | 花子 | ○ |
| 姓かな | ひらがなのみで入力 | やまだ | ○ |
| ミドルネームかな | ひらがなのみで入力 | - | - |
| 名かな | ひらがなのみで入力 | はなこ | ○ |
| 性別 | 男性・女性から選択 | 女性 | ○ |
| 誕生日 | 生年月日を入力 | 1995/05/20 | ○ |
| 提出拒否 | マイナンバーの提出を拒否する場合にチェック | - | - |
社員本人との違い
家族情報の登録では、社員ID・権限レベル・雇用形態・雇用状態・メールアドレス（ログイン用）の項目はありません。家族はシステムへのログインアカウントを持たないためです。
ステップ5: 連絡先情報を入力
入力項目（連絡先情報）
| 項目 | 入力内容 | 入力例 | 必須 |
|---|---|---|---|
| 郵便番号 | 7桁の数字（ハイフンなし） | 2200023 | ○ |
| 都道府県 | 都道府県名を入力 | 神奈川県 | ○ |
| 市区町村 | 市区町村名を入力 | 横浜市西区 | ○ |
| 番地、建物名 | 番地や建物名を入力 | 平沼1-13-14 | - |
| 電話番号１ | ハイフンなしで入力 | 09012345678 | ○ |
| 電話番号２ | 予備の電話番号 | 0453178002 | - |
| 連絡用メールアドレス | 連絡先メールアドレス | family@example.com | - |
郵便番号検索機能
郵便番号を入力して 「郵便番号検索」 ボタンをクリックすると、都道府県と市区町村が自動入力されます。番地や建物名は手動で入力してください。
ステップ6: 保存
すべての必須項目を入力したら、画面下部の 「送信」 ボタンをクリックします。
保存が成功すると、社員家族サマリ画面にリダイレクトし、「家族情報を追加しました」 というメッセージが表示されます。
家族情報を変更すると確認状態がリセットされます
その家族のマイナンバーの確認が完了している場合でも、家族情報を変更すると確認状態がリセットされます。これは、変更後の内容が証明書の記載内容と一致するか再度確認が必要なためです。確認状態がリセットされた場合は、変更後の内容を証明する書類の再登録と、改めて確認操作が必要になります。
家族情報の編集
編集画面へのアクセス
- 社員家族サマリ画面を開きます
- 家族情報セクションで、編集したい家族のカードにある 「個人情報編集」 ボタンをクリックします
- 家族情報編集画面が表示されます
情報の変更と保存
登録時と同様に情報を変更し、「送信」 ボタンをクリックして保存します。
家族情報の削除
この操作は取り消せません
家族情報の削除はデータベース上からデータを完全に削除します。一度削除すると、その家族の個人情報やマイナンバー情報を含むすべてのデータが復元できなくなります。
必要な権限
家族情報の削除には 「削除」権限 が必要です。この権限がない場合、削除セクションは表示されません。
削除の手順
- 社員家族サマリ画面で、削除したい家族のカードにある 「個人情報編集」 ボタンをクリックします
- 家族情報編集画面の下部にある 「削除を有効にする」 チェックボックスをクリックします
- 確認ダイアログ「この家族情報を削除しようとしています。削除を有効にしますか？」が表示されます。「OK」 をクリックします
- 「この家族情報を削除する」 ボタンが有効になるので、クリックします
- 確認ダイアログ「この家族情報を削除します。削除対象: {家族の氏名} 本当に削除しますか？」が表示されます。「OK」 をクリックします
- 削除が完了し、社員家族サマリ画面にリダイレクトします
社員と家族をまとめて削除する場合
社員本人のアカウントと全家族をまとめて削除する場合は、サマリ画面下部の削除機能を使用します。詳しくは 社員・家族の削除 をご覧ください。
エラーが表示された場合
登録・編集時にエラーが表示された場合は、以下を確認してください。
| エラーメッセージ | 原因と対処方法 |
|---|---|
| 姓は必須項目です | 姓が入力されていません。姓を入力してください。 |
| 姓かなには、正しい形式を指定してください | 「かな」の項目にカタカナや漢字が含まれています。ひらがなのみで入力してください。 |
| 郵便番号の文字数は、7文字にしてください | 郵便番号の桁数が正しくありません。ハイフンなしの7桁で入力してください。 |
| 続柄は必須項目です | 続柄が選択されていません。適切な続柄を選択してください。 |
| 有効な誕生日を指定してください | 誕生日の形式が正しくありません。正しい日付を入力してください。 |
よくある質問
Q. 郵便番号検索がうまくいきません
郵便番号が正しく入力されているか確認してください。ハイフンを含めず、7桁の数字で入力してください。また、新設された郵便番号などは検索できない場合があります。その場合は住所を手動で入力してください。
Q. 「上記以外」を選んだ場合の補足は必須ですか？
必須ではありませんが、管理上家族関係を把握するために入力することをおすすめします。
Q. 世帯主と扶養家族は両方選択できますか？
いいえ、世帯主にチェックを入れると扶養家族の選択肢は非表示になります。世帯主は扶養される側ではないためです。
Q. 住所は社員本人と同じでも入力が必要ですか？
はい、家族情報には個別に住所を入力する必要があります。郵便番号検索機能を使うと効率的に入力できます。
Q. 家族にメールアドレス（ログイン用）は設定できますか？
いいえ、家族にはログインアカウントがないため、ログイン用のメールアドレスは設定できません。連絡用メールアドレスのみ登録可能です。
Q. 削除ボタンが表示されません
家族情報の削除には「削除」権限が必要です。権限がない場合は、権限を持つ管理者に依頼してください。
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困ったときは
上記で解決しない場合は、システムの技術的な問題として開発チームにお問い合わせください。
問い合わせ時に以下の情報を伝えるとスムーズです：
- お名前
- ユーザーID（わかる場合）
- 対象社員のユーザーID
- 表示されているエラーメッセージ
- 発生している状況