通知メール送信
このガイドでは、本登録が完了している社員に対して、個人情報の更新や証明書の登録を依頼する通知メール（確認依頼メール）を送信する手順をご説明します。
必要な権限
この操作には「社員閲覧」権限が必要です（社員一覧画面へのアクセス権限）。
通知メール送信の流れ
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1 | 社員一覧画面を開く |
| 2 | 対象の社員を見つける |
| 3 | 「確認依頼メール送信」ボタンをクリック |
| 4 | 送信完了を確認 |
通知メールとは
通知メール（確認依頼メール）は、本登録が完了している社員に対して、個人情報の更新や証明書の登録を依頼するためのメールです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象 | 初回ログインを完了し、本登録が済んでいる社員 |
| 目的 | 個人情報の更新や、本人確認書類・マイナンバー証明書の登録を依頼する |
| 送信先 | 社員に登録されているメールアドレス |
通知メールの用途
以下のような場面で通知メールを活用できます：
- 年度更新時に社員へ個人情報の見直しを依頼する場合
- 本人確認書類やマイナンバー証明書の登録が済んでおらず、担当者による確認作業が行えない社員に対して、証明書の登録を催促する場合
- 住所変更など、個人情報の更新が必要な社員に通知する場合
ステップ1: 社員一覧画面を開く
メニュー画面の社員管理セクションにある 「社員一覧」 ボタンをクリックして、社員一覧画面を開きます。
ステップ2: 対象の社員を見つける
社員一覧画面が表示されたら、通知メールを送信したい社員を見つけます。
本登録完了の社員を確認
通知メールは、本登録が完了している社員に対してのみ送信できます。メール送信ボタンの表示が 「確認依頼メール送信」 となっている社員が対象です。
| ボタン表示 | 登録状態 | 通知メール送信 |
|---|---|---|
| 確認依頼メール送信 | 本登録完了 | ○ |
| 仮パスワード再送 | 仮登録中 | - （仮パスワードが送信されます） |
| 期限切れ更新 | 仮パスワード期限切れ | - （仮パスワードが送信されます） |
未確認の社員を素早く見つけるには
フィルターボタンの 「未確認のみ表示」 をクリックすると、マイナンバー等の確認が完了していない社員だけに絞り込むことができます。確認依頼の催促メールを送る際に便利です。
ステップ3: 「確認依頼メール送信」ボタンをクリック
対象社員の行にある 「確認依頼メール送信」 ボタンをクリックします。
ボタンをクリックすると、以下の内容の通知メールが社員に送信されます。
| メールの構成要素 | 内容 |
|---|---|
| 宛先 | 社員に登録されているメールアドレス |
| 件名 | システム設定で定義されたメールタイトル |
| 本文 | 社員氏名、社員ID、ログインURLなどが含まれた確認依頼メッセージ |
| CC/BCC | システム設定で指定されている場合、CCやBCCにも送信されます |
注意
ボタンをクリックすると、確認なしで即座にメールが送信されます。対象の社員が正しいことを確認してからクリックしてください。
ステップ4: 送信完了を確認
メール送信が成功すると、画面上部に以下の成功メッセージがトースト通知として表示されます。
「確認依頼メールを送信しました。」
メールの配信について
通知メールはキュー経由で送信されるため、実際のメール配信には数分かかる場合があります。メールが届かない場合は、しばらくお待ちください。
エラーが表示された場合
メール送信時にエラーが発生した場合は、以下を確認してください。
| エラーメッセージ | 原因と対処方法 |
|---|---|
| 試行回数が上限を超えました | 短時間に何度もメール送信を試みた場合のレート制限です。しばらく時間をおいてから再度お試しください。 |
| メール送信に失敗しました。 | メールサーバーへの接続に失敗した可能性があります。時間をおいて再度お試しください。解決しない場合は開発チームにお問い合わせください。 |
よくある質問
Q. 通知メールの内容はカスタマイズできますか？
はい、通知メールの件名と本文はシステム設定画面からカスタマイズできます。テンプレートには {{個人氏名}}、{{社員ID}}、{{社員氏名}}、{{ログインURL}} などの変数が使用できます。
Q. 同じ社員に何度も通知メールを送信できますか？
はい、同じ社員に対して複数回送信できます。ただし、短時間に連続して送信するとレート制限がかかる場合があります。
Q. 複数の社員にまとめて通知メールを送信できますか？
現在の機能では、社員一人ずつ個別に送信する必要があります。
Q. メール送信ボタンが「仮パスワード再送」と表示されています
その社員はまだ初回ログインを完了していない状態（仮登録中）です。この場合、ボタンをクリックすると通知メールではなく仮パスワードが送信されます。詳しくは 仮パスワード再送信 を参照してください。
Q. 通知メールが社員に届かないようです
以下を確認してください：
- 社員に登録されているメールアドレスが正しいか
- 社員のメールの迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
- キュー処理の遅延により配信が遅れている可能性がないか（数分お待ちください）
関連ページ
困ったときは
上記で解決しない場合は、システムの技術的な問題として開発チームにお問い合わせください。
問い合わせ時に以下の情報を伝えるとスムーズです：
- お名前
- ユーザーID（わかる場合）
- 対象社員の社員ID
- 表示されているエラーメッセージ
- 発生している状況